Datenschutz & Auditierbarkeit · Cockpit
Wir halten ausschließlich Daten, die wir halten dürfen — und können es belegen. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (RoPA) dokumentiert je Feld Zweck und Rechtsgrundlage; Betroffenenrechte, sichere Weitergabe über Schutzstufen und ein lückenloses Audit-Log machen die Rechenschaftspflicht (Art. 5 (2) DSGVO) demonstrierbar. Alle Dokumente sind MUSTER.
Jedes Feld hat einen dokumentierten Zweck und eine Rechtsgrundlage — Datensparsamkeit ist nachweisbar.
Dies ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (RoPA) nach Art. 30 DSGVO. 13 Feldgruppen, davon 1 mit besonderen Kategorien (Art. 9). Wir halten ausschließlich Daten, für die ein Zweck und eine Rechtsgrundlage hinterlegt sind.
| Feldgruppe | Felder | Zweck | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist | Empfänger | DSGVO-Relevanz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stammdaten | nameemailmatrikelnrprogrammsteuerIdustId | Eindeutige Identifikation und Studienorganisation | Art. 6 (1) (b) DSGVO (Vertrag) · § 12 BbgHG | Bis Exmatrikulation, danach 5 Jahre | intern, Studierendensekretariat, Prüfungsamt | Personenbezogen |
| Persönliche Daten / Anschrift | persoenlich.geburtsdatumpersoenlich.geburtsortpersoenlich.nationalitaetpersoenlich.telefonpersoenlich.adresse.strassepersoenlich.adresse.plzpersoenlich.adresse.ortpersoenlich.adresse.land | Kontaktaufnahme, Postversand, amtliche Meldungen | Art. 6 (1) (b) DSGVO (Vertrag) | Bis Exmatrikulation, danach 5 Jahre | intern, Studierendensekretariat | Personenbezogen |
| Studium & Noten | studium.abschlussstudium.fachsemesterstudium.immatrikuliertSeitstudium.ectsErreichtnoten.modulnoten.notenoteectszeugnisNr | Prüfungsverwaltung, Leistungsnachweis, Zeugniserstellung | Art. 6 (1) (c) DSGVO (rechtliche Pflicht) · § 12 BbgHG | Prüfungsakte bis Exmatrikulation, Zeugnisdaten 50 Jahre | intern, Prüfungsamt | Personenbezogen |
| Finanzen / Gebühren | bezahltfinanzen.postenfinanzen.betragfinanzen.statusfinanzkonto.forderungenfinanzkonto.guthaben | Erhebung des Semesterbeitrags, Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen | Art. 6 (1) (c) DSGVO (rechtliche Pflicht) · § 257 HGB | 10 Jahre (handels- und steuerrechtlich) | intern, Finanzbuchhaltung | Personenbezogen |
| Studierendenausweis | ausweis.ausweisNrausweis.gueltigBisausweis.lichtbildVorhandenausweis.status | Ausstellung und Verwaltung des Campus-/Studierendenausweises | Art. 6 (1) (a) DSGVO (Einwilligung — Lichtbild) | Bis Gültigkeitsende, danach Löschung | intern | Personenbezogen |
| Kontodaten | konto.kontoinhaberkonto.ibankonto.bank | Rückerstattungen, SEPA-Zahlungsverkehr | Art. 6 (1) (b) DSGVO (Vertrag) | 10 Jahre (steuerrechtlich) | intern, Finanzbuchhaltung | Personenbezogen |
| Verträge | vertraege.titelvertraege.artvertraege.datumvertraege.status | Dokumentation der Vertragsbeziehung (Studien-/Ratenzahlungsvertrag) | Art. 6 (1) (b) DSGVO (Vertrag) | Vertragsende, danach 6 Jahre | intern | Personenbezogen |
| Kommunikation | kommunikation.artkommunikation.wertkommunikation.bevorzugtwebProfile.url | Kontaktaufnahme über bevorzugte Kanäle | Art. 6 (1) (b) DSGVO (Vertrag) | Bis Exmatrikulation | intern | Personenbezogen |
| Einwilligungen | einwilligungen.datennutzungeinwilligungen.marketingeinwilligungen.fotoeinwilligungen.weitergabe | Nachweis erteilter/widerrufener Einwilligungen (Marketing, Foto, Weitergabe) | Art. 7 DSGVO (Nachweis der Einwilligung) | Bis Widerruf + 3 Jahre (Nachweis) | intern, Partnerunternehmen | Personenbezogen |
| Gesundheit / Nachteilsausgleich | pruefungen.antraege.begruendungpruefungen.antraege.art | Gewährung von Nachteilsausgleich / Härtefallentscheidungen im Prüfungsverfahren | Art. 9 (2) (b) DSGVO (besondere Kategorie — Sozialrecht) | Bis Bestandskraft der Prüfungsentscheidung, danach 5 Jahre | intern, Prüfungsamt | Besondere Kategorie (Art. 9) |
| Bewerbung / Zulassung | zulassung.abiNotezulassung.wartesemesterzulassung.studiengangzulassung.ablehnungsgrund | Durchführung des Zulassungsverfahrens (NC-Ranking, Auswahl) | Art. 6 (1) (b) DSGVO (vorvertraglich) · § 12 BbgHG | Bei Ablehnung 6 Monate, bei Zulassung Übernahme in Studienakte | intern, Studierendensekretariat | Personenbezogen |
| Amtliche Hochschulstatistik | programmstudium.fachsemesterpersoenlich.nationalitaet | Gesetzliche Meldung zur amtlichen Hochschulstatistik (aggregiert) | Art. 6 (1) (c) DSGVO · HStatG (Hochschulstatistikgesetz) | Übermittlung aggregiert; keine personenbezogene Vorhaltung | Statistisches Landesamt | Personenbezogen |
| Dozent — Kontakt & Lehre | nametitelemailtelefonraumsprechzeitenfaecher | Veröffentlichung der Lehrkontaktdaten, Lehrorganisation | Art. 6 (1) (b)/(e) DSGVO (Beschäftigung / öffentl. Aufgabe) | Dauer des Beschäftigungsverhältnisses | intern | Personenbezogen |
